Time Management in azienda, sfrutta al massimo le tue risorse, torna a essere padrone del tuo tempo
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Time Management, la gestione e ottimizzazione del tempo è la priorità in un mondo sempre più frenetico e . Siamo sicuri di sapere gestire al meglio il nostro tempo? Perché molti sono costantemente in uno stato di ansia da mancanza di tempo? Magari non hanno mai annotato un appuntamento sul dello smartphone o dell’agenda, continuano a scrivere su post-it e fogli volanti, passano da una cosa a l’altra sprecando una quantità enorme di energie, tempo e quindi denaro.

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Time Management che cos’è esattamente?

La Gestione del tempo è un processo di pianificazione e controllo del tempo utilizzato per specifiche attività, in particolare per aumentare l’efficacia, l’ e la . Il Time management può essere migliorato da una serie di competenze, e tecniche utilizzate al fine di realizzare specifiche attività, ed obiettivi entro un determinato periodo di tempo.

Time Management e Project Management

Il Time Management può essere considerato come un sottoinsieme nella gestione dei , più comunemente noto come project planning o pianificazione dei . La gestione del tempo è inoltre considerata come una delle funzioni fondamentali nel pianificare la gestione dei .

Time Management e le e i

La lista dei compiti, in gergo: oppure things-to-do, è una lista delle cose da fare utile per ricordare, utilizzate nel corso dell’autogestione, nel corso della spesa, nel management, nel project management, e nel software engineering. Quando uno degli obiettivi della giornata viene completato, la missione si considera riuscita. Sull’agenda si riporta quindi l’avvenuto successo, evidenziando la conclusione del compito.

  • E’ molto utile tracciare tutto ciò che è importante, attraverso un elenco di attività e riservare degli “slot” liberi per imprevisti e per controllare la gestione.
  • E’ fondamentale saper dire di NO! Non serve caricarsi di compiti che non si possono svolgere o che si fanno solo per far contento qualcun altro. A costo di sembrare scortesi quindi è necessario dire di no.
  • Fondamentale definire le priorità, fare prima ciò che è veramente importante e non ciò che piace o che è urgente ma non importante.
  • Non mollare mai e soprattutto,  non pensare che le attività critiche si possano risolvere nel tempo libero! Il tempo libero va lasciato per ricaricare le batterie, per la famiglia e gli affetti

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Se si deve organizzare solo il proprio tempo e attività qualsiasi strumento anche di base può essere utile, se invece si vuole coordinare un gruppo o team aziendale, meglio pensare a qualcosa di più evoluto. Oggi è possibile trovare sul mercato diverse che consentono non solo di fare una mappa (Mindmap) di tutte le idee e cose da fare ma di organizzarle in compiti da assegnare a collaboratori e dipendenti (), il tutto in modo visuale, semplice e immediato e da qualsiasi dispositivo. Estremamente utile anche la possibilità di condividere calendari, Calendar ad esempio,  e documenti modificabili direttamente ( Docs).

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Le possibilità sono infinite si tratta solo di saper scegliere e utilizzare quelle giuste per le proprie esigenze,  organizzazione e metodo di ( ad esempio). In queste sono disponibili diversi filtri di ricerca, la possibilità di ordinamento delle attività, e l’associazione di note, immagini, video, documenti.

Time Management regola del 80% – 20%

Una tecnica per aumentare la è quella del : spesso l’80% dei risultati si ottengono con il solo 20% degli sforzi e viceversa, e quindi questo 20% di compiti dovrebbero ottenere la priorità più alta. Comunque a prescindere dal metodo adottato per completare l’operazione, vi è sempre un modo più semplice. Se si utilizza un metodo complesso occorrerà più tempo, perciò si dovrebbe sempre cercare di trovare vari modi con cui completare ogni attività e demandare il più possibile.

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Time Management aspetti e fasi

Un sistema di gestione del tempo consiste di un insieme di processi, , tecniche e metodi, nonché una necessità da utilizzare in ogni progetto di sviluppo, in quanto ne determina il tempo di completamento e il suo campo di applicazione. Le strategie di Time management sono più efficaci se con obiettivi personali, un progetto, in un d’azione, composto da un elenco di attività semplici. Sia per le attività individuali che per gli obiettivi si può stabilire un punteggio di importanza, istituire scadenze e priorità assegnate. Si raccomanda un periodo di programmazione giornaliera, settimanale, mensile o di altro tipo nei diversi campi di pianificazione o di revisione. Più in dettaglio, nel Time Management  sono in realtà comprese una vasta gamma di attività e fasi:

  • pianificazione
  • allocazione
  • definizione degli obiettivi
  • delega
  • analisi del tempo
  • monitoraggio
  • organizzazione
  • programmazione
  • definizione delle priorità.

Quindi tanti gli aspetti da considerare, ma vi consigliamo di focalizzarvi su queste  fasi:

  • Raccogliere e annotare tutto ciò che è in sospeso e magari presentare una una mappa accessibile a tutto il team di
  • Esaminare ogni elemento e decidere se si può fare subito, , rimandare o se non si può fare cestinare, rimandare o archiviare
  • Organizzare e assegnare una data precisa, suddividere in progetti, mettere in archivio, etc
  • Verificare periodicamente
  • Più di ogni altra cosa FARE! secondo il tempo a disposizione, l’energia disponibile, urgenza e importanza

Time Management e i meeting e riunioni periodiche in presenza o

Organizzare dei meeting periodici sia in presenza che online (Hangouts, ) è molto utile, ma fate in modo di concluderli con risultati, prossime azioni, designazione di responsabili e tempo limite dei progetti! Organizzate subito le idee scaturite dal meeting in modo preciso e dettagliato evitando che siano vaghe e predisponete dei verso le decisioni prese

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Concludendo,se c’è una cosa che incontrovertibile è che la fretta rende lenti, fa commettere errori anche gravi e fa lievitare notevolmente i , quindi prendetevi il tempo necessario per una buona pianificazione ma siate flessibili e pro attivi.

Rosario Salanitri

Rosario Salanitri

Strategist & Problem Solver
Consulente e coach d’impresa, specializzato in consulenza strategica, management, problem solving, recruiting e marketing.Da 13 anni affianca titolari d’impresa, manager e si occupa di formazione per gli imprenditori e i loro dipendenti e di trovare talenti da assumere per le aziende clienti. Project Manager del Google Business Group Catania e autore del format YouTube #MINKAZZOTOUR - Tutte le verità sul business
Rosario Salanitri